Beranda › Aplikasi Presensi Sekolah
Tidak semua pagi berjalan sama. Ada siswa yang datang tergesa, ada yang lupa membawa kartu, ada kelas yang gurunya berhalangan. Modul presensi di WebsiteSekolah AI menyediakan tiga jalur pencatatan yang bermuara ke data yang sama: kartu QR yang dipindai guru piket, presensi mandiri dari HP siswa, dan input kelas oleh guru — dan setiap kehadiran yang tercatat bisa langsung mengabari orang tua lewat WhatsApp.
Mau lihat alurnya dari gerbang sampai ke HP orang tua? Klik ikon WhatsApp di pojok kanan bawah untuk minta demo — yang membalas saya sendiri, pembuatnya.
Sekolah tidak perlu memilih satu cara dan memaksakannya setiap hari. Ketiga jalur di bawah ini menulis ke catatan yang sama, dengan aturan yang sama — satu catatan per siswa per hari, dijaga oleh database — sehingga jalur mana pun yang dipakai pagi itu, rekapnya tetap satu dan tidak ganda.
Siswa menunjukkan kartu QR-nya, guru piket memindai dengan kamera HP biasa, dan status Hadir tercatat pada detik itu juga. Inilah jalur tercepat untuk gerbang yang ramai: tidak ada pemanggilan nama, tidak ada antrean tanda tangan.
Siswa masuk dengan akunnya sendiri dan mencatat kehadirannya dari HP — hanya untuk NISN miliknya sendiri, tidak bisa untuk siswa lain. Pencatatan mandiri dibatasi sampai pukul 08.00 pagi; lewat dari itu, jalurnya lewat guru seperti biasa.
Untuk kelas yang presensinya memang dipegang guru — misalnya siswa tanpa HP atau kebijakan sekolah yang melarang HP — guru, wali kelas, atau ketua kelas yang sudah disetujui dapat menginput satu kelas penuh sekaligus dengan kelima status: Hadir, Terlambat, Sakit, Izin, dan Alpa. Ketua kelas hanya bisa mengakses kelasnya sendiri, dan hanya setelah disetujui pihak sekolah.
Kartu QR siswa di sistem ini bukan sekadar gambar berisi NISN. Isi kartunya ditandatangani secara digital oleh server dengan kunci rahasia sekolah, dan tanda tangan itu diverifikasi ulang setiap kali kartu dipindai. Artinya, QR hasil buatan sendiri atau hasil suntingan tidak akan diterima — hanya kartu yang benar-benar diterbitkan sistem yang bisa mencatat kehadiran. Pemindaian yang ganda pun tertolak rapi: bila kehadiran siswa sudah tercatat Hadir hari itu, pindaian berikutnya dijawab sebagai duplikat, bukan catatan baru.
Dan karena setiap pencatatan — dari jalur mana pun — menyimpan siapa yang menginput (nama dan perannya) serta kapan, ditambah log perubahan yang merekam setiap perubahan status, sekolah selalu bisa menelusuri riwayat sebuah catatan. Bila ada wali yang bertanya atau ada data yang disengketakan, jawabannya ada di catatan, bukan di ingatan.
Begitu kehadiran tercatat, sistem menyiapkan kabar WhatsApp otomatis untuk orang tua: Hadir dan Terlambat dikabari pada pagi itu juga, begitu juga Sakit dan Izin yang tercatat. Kabar untuk status Alpa sengaja ditahan sampai lewat pukul 09.00, memberi waktu bagi guru untuk mengoreksi data pagi itu sebelum orang tua menerima kabar yang mengkhawatirkan. Nomor tujuan adalah nomor wali yang didaftarkan sekolah — maksimal dua nomor per siswa — dan pengiriman mensyaratkan persetujuan wali yang tercatat, sejalan dengan prinsip UU Pelindungan Data Pribadi.
Pengiriman kabar ini berjalan melalui gateway WhatsApp tidak resmi — sebuah program kecil di komputer operator sekolah yang terhubung ke nomor WhatsApp sekolah. Jalur ini dipilih agar sekolah tidak membayar biaya per pesan seperti pada API resmi berbayar. Konsekuensinya juga saya sampaikan terbuka: karena tidak resmi, fitur ini diaktifkan secara bertahap (dimulai dari satu-dua nomor percobaan selama 7–14 hari sebelum dipakai luas) dan bisa dimatikan kapan saja. Presensi, ujian, dan rapor tetap berjalan normal sepenuhnya walaupun kabar WhatsApp ini tidak pernah diaktifkan.
Pekerjaan rekap yang biasanya menumpuk di akhir bulan dikerjakan sistem sedikit demi sedikit setiap hari. Foto presensi yang dilampirkan siswa tersimpan sebagai versi terkompres beserta gambar kecilnya; pada malam hari, sebuah pekerja sinkron otomatis mengarsipkan foto-foto hari itu ke Google Drive sekolah dalam susunan folder per tahun, minggu, dan siswa, lalu membersihkan salinan besarnya dari database agar database tetap ramping. Rekap kehadiran juga tersinkron ke Google Sheets sekolah — harian, ditambah rekap rangkuman setiap minggu.
Hasil akhirnya terasa di dua tempat: tata usaha tidak lagi menyalin buku presensi ke spreadsheet di akhir semester, dan rapor siswa menampilkan ringkasan kehadiran — rincian kelima status beserta persentase hadir — yang diambil dari catatan yang sama dengan yang terkirim ke orang tua. Satu kali catat di pagi hari, manfaatnya mengalir ke mana-mana.
Harga sistem WebsiteSekolah AI (termasuk aplikasi presensi sekolah)
Rp700.000 / project — sekali bayar
Satu harga awal untuk satu sekolah: pemasangan di akun cloud, repositori, dan database milik sekolah sendiri, pengaturan awal, dan pendampingan penuh 30 hari pertama. Bukan per bulan, bukan per siswa, dan tidak ada langganan wajib. Pekerjaan atau fitur tambahan di luar kesepakatan awal dihitung per pekerjaan dan disepakati dulu sebelum dikerjakan; tersedia juga pilihan perpanjangan bulanan yang opsional.
Klik ikon WhatsApp di pojok kanan bawah untuk minta demo presensinya — dari bunyi pindaian di gerbang sampai kabar yang diterima orang tua.
Kartu dipindai oleh guru piket yang berdiri di gerbang dan melihat langsung siswanya, jadi titip kartu berarti menitipkannya di depan guru. Jalur mandiri dari HP terikat ke akun pribadi siswa dan hanya bisa mencatat kehadiran untuk dirinya sendiri, satu catatan per siswa per hari dijaga oleh database. Setiap catatan juga menyimpan siapa yang menginput dan kapan, dan ada log perubahan yang bisa diperiksa admin — sehingga kejanggalan mudah terlihat dan ditelusuri, bukan hilang begitu saja.
Tidak perlu panik dan tidak perlu antre dicatat di buku. Guru piket dapat memasukkan NISN siswa secara manual pada tab pemindaian yang sama, dan kehadirannya tercatat Hadir seperti biasa. Siswa yang membawa HP juga bisa membuka menu “Kartu QR Saya” di profil akunnya untuk dipindai dari layar.
Kabar dikirim ke nomor wali yang didaftarkan sekolah dan sudah memberikan persetujuan, maksimal dua nomor per siswa, untuk status Hadir, Terlambat, Sakit, dan Izin; kabar Alpa sengaja ditahan sampai lewat pukul 09.00 agar guru masih sempat mengoreksi data pagi itu. Pengirimannya memakai gateway WhatsApp tidak resmi yang berjalan di komputer operator sekolah, diaktifkan secara bertahap mulai dari satu-dua nomor percobaan, dan dapat dimatikan kapan saja. Fitur presensinya sendiri tetap berjalan normal dengan atau tanpa kabar WhatsApp ini.
Tidak. Rekap kehadiran tersinkron otomatis ke Google Sheets sekolah — ada rekap harian dan rekap mingguan — dan foto presensi terarsip rapi ke Google Drive sekolah setiap malam oleh pekerja sinkron. Ringkasan kehadiran per siswa juga tampil di rapor, lengkap dengan persentase hadirnya, tanpa ada yang mengetik ulang angka yang sama.
Presensi adalah bagian dari sistem WebsiteSekolah AI. Harga awalnya Rp700.000 per project untuk satu sekolah, dibayar sekali — termasuk pemasangan di akun cloud, repositori, dan database milik sekolah sendiri, plus pendampingan penuh 30 hari pertama. Tidak ada langganan wajib; pekerjaan atau fitur tambahan di luar kesepakatan awal dihitung per pekerjaan dan disepakati dulu sebelum dikerjakan, dan tersedia pilihan perpanjangan bulanan yang opsional.